ERP (Enterprise Resource Planning)

ERP (Enterprise Resource Planning)

ERP (Enterprise Resource Planning) System adalah sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusahan manufaktur maupun jasa yang berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan bersangkutan.

ERP berkembang dari Manufacturing Resource Planning (MRP II) dimana MRP II sendiri adalah hasil evolusi dari Material Requirement Planning (MRP) yang berkembang sebelumnya. Sistem ERP secara modular biasanya menangani proses manufaktur, logistik, distribusi, persediaan (inventory), pengapalan, invoice dan akunting perusahaan. Ini berarti bahwa sistem ini nanti akan membantu mengontrol aktivitas bisnis seperti penjualan, pengiriman, produksi, manajemen persediaan, manajemen kualitas dan sumber daya manusia.

ERP sering disebut sebagai Back Office System yang mengindikasikan bahwa pelanggan dan publik secara umum tidak dilibatkan dalam sistem ini. Berbeda dengan Front Office System yang langsung berurusan dengan pelanggan seperti sistem untuk e-Commerce, Costumer Relationship Management (CRM), e-Government dan lain-lain.

Modul ERP
       Secara modular, software ERP biasanya terbagi atas modul utama yakni Operasi serta modul pendukung yakni Finansial dan Akunting serta Sumber Daya Manusia:

1.       Modul Operasi
General Logistics, Sales and Distribution, Materials Management, Logistics Execution, Quality Management, Plant Maintenance, Customer Service, Production Planning and Control, Project System, Environment Management.

2.       Modul Financial & Akuntansi
General Accounting, Financial Accounting, Controlling, Investment Management, Treasury, Enterprise Controlling.

3.       Modul Sumber Daya Manusia
Personnel Management, Personnel Time Management, Payroll, Training and Event Management, Organizational Management, Travel Management.

Manfaat Menggunakan ERP
        Berikut ini adalah sebagian kecil manfaat dengan diaplikasikannya ERP bagi perusahaan:

1.       Integrasi data keuangan
Untuk mengintegrasikan data keuangan sehingga top management bisa melihat dan mengontrol kinerja keuangan perusahaan dengan lebih baik.

2.       Standarisasi Proses Operasi
Menstandarkan proses operasi melalui implementasi best practice sehingga terjadi peningkatan produktivitas, penurunan inefisiensi dan peningkatan kualitas produk

3.       Standarisasi Data dan Informasi
Menstandarkan data dan informasi melalui keseragaman pelaporan, terutama untuk perusahaan besar yang biasanya terdiri dari banyak business unit dengan jumlah dan jenis bisnis yg berbeda-beda.

Tips memilih ERP
       Berikut adalah beberapa tips bagaimana cara memilih ERP yang sesuai bagi perusahaan:

1.       Knowledge & Experience
Knowledge adalah pengetahuan tentang bagaimana cara sebuah proses seharusnya dilakukan, jika segala sesuatunya berjalan lancer. Experience adalah pemahaman terhadap kenyataan tentang bagaimana sebuah proses seharusnya dikerjakan dengan kemungkinan munculnya permasalahan. Knowledge tanpa experience menyebabkan orang membuat perencanaan yang terlihat sempurna tetapi kemudian terbukti tidak bisa diimplementasikan. Experience tanpa knowledge bisa menyebabkan terulangnya atau terakumulasinya kesalahan dan kekeliruan karena tidak dibekali dengan pemahaman yg cukup.

2.       Selection Methodology
Ada struktur proses seleksi yang sebaiknya dilakukan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan dalam memilih ERP. Proses seleksi tidak harus selalu rumit agar efektif. Yang penting organized, focused dan simple. Proses seleksi ini biasanya berkisar antara 5-6 bulan sejak dimulai hingga penandatanganan order pembelian ERP.

3.       Analisa Business Strategy

·     Bagaimana level kompetisi di pasar dan apa harapan dari customers?

·     Adakah keuntungan kompetitif yang ingin dicapai?

·     Apa strategi bisnis perusahaan dan objectives yang ingin dicapai?

·     Bagaimana proses bisnis yang sekarang berjalan vs proses bisnis yang diinginkan?

·     Adakah proses bisnis yang harus diperbaiki?

·     Apa dan bagaimana prioritas bisnis yang ada dan adakah rencana kerja yang disusun untuk mencapai objektif dan prioritas tersebut?

·     Target bisnis seperti apa yang harus dicapai dan kapan?

4.       Analisa People

·     Bagaimana komitment top management thd usaha untuk implementasi ERP?

·     Siapa yg akan mengimplementasikan ERP dan siapa yg akan menggunakannya?

·     Bagaimana komitmen dari tim implementasi?

·     Apa yg diharapkan para calon user thd ERP?

·     Adakah ERP champion yg menghubungkan top management dgn tim?

·     Adakah konsultan dari luar yg disiapkan untuk membantu proses persiapan? 

5.        Analisa Infrastruktur

·     Bagaimanakah kelengkapan infrastruktur yang sudah ada (overall networks, permanent office systems, communication system dan auxiliary system)?

·     Seberapa besar budget untuk infrastruktur?

·     Apa infrastruktur yang harus disiapkan?

6.       Analisa Software

·     Apakah software tsb cukup fleksibel dan mudah disesuaikan dengan kondisi     perusahaan?

·     Apakah ada dukungan service dari supplier, tidak hanya secara teknis tapi juga untuk kebutuhan pengembangan sistem di kemudian hari?

·     Seberapa banyak waktu untuk implementasi yg tersedia?

·     Apakah software memiliki fungsi yang bisa meningkatkan proses bisnis perusahaan? 

Implementasi ERP
        Berikut ini adalah pedoman yang digunakan pada saat implementasi ERP:

ü ERP adalah bagian dari infrastruktur perusahaan, dan sangat penting untuk kelangsungan hidup perusahaan. Semua orang dan bagian yang akan terpengaruh oleh adanya ERP harus terlibat dan memberikan dukungan terhadap jalannya ERP.

ü ERP ada untuk mendukung fungsi bisnis dan meningkatkan produktivitas, bukan sebaliknya. Tujuan implementasi ERP adalah untuk meningkatkan daya saing perusahaan.

ü Pelajari kesuksesan dan kegagalan implementasi ERP, jangan berusaha membuat sendiri praktek implementasi ERP. Ada metodologi tertentu untuk implementasi ERP yang lebih terjamin keberhasilannya.

Software ERP
Berikut adalah software ERP yang saat ini beredar, baik yang berlisensi bayar maupun open source:

ü SAP

ü JDE

ü BAAN

ü MFGPro

ü Protean

ü Compiere

ü Adempiere